LAPORAN PENDAHULUAN PERAN DAN FUNGSI MANAJEMEN

LAPORAN PENDAHULUAN

PERAN DAN FUNGSI MANAJEMEN

                                                                                   

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat dalam Menyelesaikan

Stase Manajemen Keperawatan

 

Oleh

Yuli Yuliani

4012180037

Program Profesi Ners

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan (STIKes)

Bina Putera Banjar

2018

PERAN DAN FUNGSI MANAJEMEN

A.      Pengertian Manajemen Keperawatan

Manajemen keperawatan merupakan suatu bentuk koordinasi dan integrasi sumber-sumber keperawatan dengan menerapkan proses manajemen untuk mencapai tujuan dan obyektifitas asuhan keperawatan dan pelayanan keperawatan.

Kelly dan Heidental (2004) dalam Marquis dan Huston (2000), menyatakan bahwa manajemen keperawatan dapat didefenisikan sebagai suatu proses dari perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan untuk mencapai tujuan. Proses manajemen dibagi menjadi lima tahap yaitu perencanaan, pengorganisasian, kepersonaliaan, pengarahan dan pengendalian

Swanburg (2000) menyatakan bahwa manajemen keperawatan adalah kelompok dari perawat manajer yang mengatur organisasi dan usaha keperawatan yang pada akhirnya manajemen keperawatan menjadi proses dimana perawat manajer menjalankan profesi mereka. Manajemen keperawatan memahami dan memfasilitasi pekerjaan perawat pelaksana serta mengelola kegiatan keperawatan.

B.       Prinsip Umum Manajemen Keperawatan

Prinsip-prinsip manajemen secara umum menurut Fayol terdiri dari:

1.    Division of working (pembagian pekerjaan)

2.    Authority and  responsibility (kewenangan dan tanggungjawab)

3.     Dicipline (disiplin)

4.    Unity of command (kesatuan komando)

5.    Unity of direction (Kesatuan arah)

6. Subordination of individual to generate interent (kepentingan individu tunduk pada kepentingan umum)

7.     Renumeration of personal (penghasilan pegawai)

8.     Decentralization (desentralisasi)

9.     Scala of hierarchy (jenjang hirarki)

10.  Stability of tunnure personal (stabilitas jabatan pegawai)

11.  Equity (keadilan)

12.  Esprit de corps (Kesetia kawanan korps).

Seperti  juga  prinsip-prinsip  manajemen  secara  umum,  prinsip-prinsip yang mendasari manajemen keperawatan adalah :

1.      Manajemen keperawatan yang berlandaskan perencanaan, karena melalui fungsi perencanaan pimpinan/pengelola keperawatan dapat menurunkan risiko terhadap pengambilan keputusan dan pemecahan masalah yang tidak efektif dan tidak efisien

2. Manajemen keperawatan dilaksanakan melalui penggunaan waktu yang efektif. Manajer/pengelola keperawatan yang menghargai waktu akan menyusun perencanaan yang terprogram dengan baik dan melaksanakan kegiatan sesuai waktu dan perencanaan yang ditentukan sebelumnya

3.         Manajemen keperawatan akan melibatkan pengambilan keputusan. Berbagai situasi maupun permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan kegiatan keperawatan memerlukan pengambilan keputusan yang tepat diberbagai tingkat manajerial.

4. Memenuhi kebutuhan asuhan keperawatan pasien merupakan fokus perhatian manajer/pengelola keperawatan dengan mempertimbangkan apa yang pasien lihat, pikir, yakini dan ingini. Kepuasan pasien merupakan point utama dari tujuan keperawatan

5.  Manajemen keperawatan harus terorganisir. Pengorganisasian dilakukan sesuai dengan kebutuhan organisasi pelayanan untuk mencapai tujuan

6.  Pengarahan merupakan elemen kegiatan manajemen keperawatan yang meliputi proses pendelegasian, supervisi, koordinasi dan pengendalian pelaksanaan rencana

7.  Divisi keperawatan yang baik memotivasi karyawan untuk memperlihatkan penampilan kinerja yang baik

8.     Manajemen keperawatan menggunakan komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan mengurangi kesalah pahaman dan memberikan persamaan pandangan, arah dan pengertian diantara pegawai

9.   Pengembangan staf penting untuk dilaksanakan sebagai upaya persiapan perawat-perawat pelaksana menduduki posisi yang lebih tinggi ataupun upaya manajer keperawatan untuk meningkatkan pengetahuan karyawan.

10. Pengendalian merupakan elemen manajemen keperawatan yang meliputi penilaian tentang pelaksanaan rencana yang telah dibuat, pemberian instruksi dan menetapkan prinsip-prinsip melalui penetapan standar, membandingkan penampilan dengan standar dan memperbaiki kekurangan yang ditemukan.

Berdasarkan prinsip-prinsip diatas maka para administrator dan manajer keperawatan seyogianya bekerja bersama-sama dalam perencanaan dan pengorganisasian serta fungsi-fungsi manajemen lainnya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

C.      Proses Manajemen Keperawatan

Henry Fayol mengungkapkan ada lima fungsi manajemen yang meliputi: Planning, Organization, Command, Coordination, dan Control. Konsep Fayol tersebut dimodifikasi oleh Luther Gullick (Marquis & Huston, 2000) dalam bentuk tujuh aktivitas manajemen yang meliputi: Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, dan Budgeting. Marquis dan Huston merangkum konsep yang dikemukakan oleh Fayol dan Gullick dengan mengungkapkan bahwa proses manajemen keperawatan terdiri dari planning, organizing, staffing, directing, dan controlling  yang membentuk suatu sklus proses manajemen seperti yang tersaji dalam skema dibawah ini:

 

Sumber: Gillies, D. A., (1994), Nursing management  : A system approach,  Third edition, Philadelphia: WB. Saunders Company.

Proses manajemen keperawatan dapat juga dilihat dari pendekatan sistem, yaitu sebagai sistem terbuka dimana masing-masing komponen saling berhubungan dan berinteraksi serta dipengaruhi oleh lingkungan. Karena merupakan suatu sistem maka akan terdiri dari lima elemen utama yaitu input, process, output, control dan mekanisme umpan balik (Feed back).

Input dari proses manajemen keperawatan antara lain informasi, personil, peralatan dan fasilitas. Process dalam manajemen keperawatan adalah kelompok manajer dari tingkat pengelola keperawatan tertinggi sampai keperawat pelaksana yang mempunyai tugas dan wewenang untuk melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dalam pelaksanaan pelayanan keperawatan. Output adalah kualitas dari asuhan pelayanan keperawatan, pengembangan staf dan riset.

Control yang digunakan dalam proses manajemen keperawatan termasuk budget dari bagian keperawatan, evaluasi penampilan kerja perawat, prosedur standar dan akreditasi. Mekanisme umpan balik (Feed back) berupa laporan finansial, audit keperawatan, survey kendali mutu dan penampilan kerja perawat.

D.      Peran dan Fungsi Manajemen Keperawatan

Menurut Terry (2010: 9), fungsi manajemen dapat dibagi menjadi empat bagian, yakni planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), actuating (pelaksanaan), dan controlling(pengawasan)

1.    Planning (Perencanaan)

1)   Pengertian

Planning (perencanaan) ialah penetapan pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh kelompok untuk mencapai tujuan yang digariskan. Planning mencakup kegiatan pengambilan keputusan, karena termasuk dalam pemilihan alternatif-alternatif keputusan. Diperlukan kemampuan untuk mengadakan visualisasi dan melihat ke depan guna merumuskan suatu pola dari himpunan tindakan untuk masa mendatang.

Pada proses perencanaan, menentukan misi, visi, tujuan, kebijakan, prosedur, dan peraturan-peraturan dalam pelayanan keperawatan, kemudian membuat perkiraan proyeksi jangka pendek dan jangka panjang serta menentukan jumlah biaya dan mengatur adanya perubahan berencana.

2)   Proses Perencanaan

Proses perencanaan berisi langkah-langkah:

(1)   Menentukan tujuan perencanaan;

(2)   Menentukan tindakan untuk mencapai tujuan;

(3)   Mengembangkan dasar pemikiran kondisi mendatang;

(4)   Mengidentifikasi cara untuk mencapai tujuan; dan

(5)   Mengimplementasi rencana tindakan dan mengevaluasi hasilnya.

3)   Elemen Perencanaan

Perencanaan terdiri atas dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana (plan).

(1)   Sasaran yaitu hal yang ingin dicapai oleh individu, kelompok, atau seluruh organisasi. Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

(2)   Rencana adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwal, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaanya.

4)   Unsur-unsur Perencanaan

Suatu perencanaan yang baik harus menjawab enam pertanyaan yang tercakup dalam unsur-unsur perencanaan yaitu:

(1)   Tindakan apa yang harus dikerjakan, yaitu mengidentifikasi segala sesuatu yang akan dilakukan;

(2)  Apa sebabnya tindakan tersebut harus dilakukan, yaitu merumuskan faktor-faktor penyebab dalam melakukan tindakan;

(3)   Tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan tempat atau lokasi;

(4)    kapan tindakan tersebut dilakukan, yaitu menentukan waktu pelaksanaan tindakan;

(5)  Siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, yaitu menentukan pelaku yang akan melakukan tindakan; dan

(6)Bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut, yaitu menentukan metode pelaksanaan tindakan.

5)   Klasifikasi perencanaan

Rencana-rencana dapat diklasifikasikan menjadi:

(1)  rencana pengembangan. Rencana-rencana tersebut menunjukkan arah (secara grafis) tujuan dari lembaga atau perusahaan;

(2) rencana laba. Jenis rencana ini biasanya difokuskan kepada laba per produk atau sekelompok produk yang diarahkan oleh manajer. Maka seluruh rencana berusaha menekan pengeluaran supaya dapat mencapai laba secara maksimal;

(3) rencana pemakai. Rencana tersebut dapat menjawab pertanyaan sekitar cara memasarkan suatu produk tertentu atau memasuki pasaran dengan cara yang lebih baik; dan

(4) rencana anggota-anggota manajemen. Rencana yang dirumuskan untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan anggota-anggota manajemen menjadi lebih unggul (Terry, 1993: 60).

6)      Tipe-tipe Perencanaan

Tipe-tipe perencanaan terinci sebagai berikut:

(1)   perencanaan jangka panjang (Short Range Plans), jangka waktu 5 tahun atau lebih;

(2)   perencanaan jangka pendek (Long Range Plans), jangka waktu 1 s/d 2 tahun;

(3)   perencanaan strategi, yaitu kebutuhan jangka panjang dan menentukan komprehensif yang telah diarahkan;

(4) perencanaan operasional, kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut;

(5) perencanaan tetap, digunakan untuk kegiatan yang terjadi berulang kali (terus-menerus); dan

(6)   perencanaan sekali pakai, digunakan hanya sekali untuk situasi yang unik.

7)      Dasar-dasar Perencanaan yang Baik

Dasar-dasar perencanaan yang baik meliputi:

(1)   forecasting, proses pembuatan asumsi-asumsi tentang apa yang akan terjadi pada masa yang akan datang;

(2)   penggunaan skenario, meliputi penentuan beberapa alternatif skenario masa yang akan datang atau peristiwa yang mungkin terjadi;

(3)  benchmarking, perbandingan eksternal untuk mengevaluasi secara lebih baik suatu arus kinerja dan menentukan kemungkinan tindakan yang dilakukan untuk masa yang akan datang;

(4) partisipan dan keterlibatan, perencanaan semua orang yang mungkin akan mempengaruhi hasil dari perencanaan dan atau akan membantu mengimplementasikan perencanaanperencanaan tersebut; dan

(5) penggunaan staf perencana, bertanggung jawab dalam mengarahkan dan mengkoordinasi sistem perencanaan untuk organisasi secara keseluruhan atau untuk salah satu komponen perencanaan yang utama.

8)      Tujuan Perencanaan

(1)   untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non-manajerial;

(2)   untuk mengurangi ketidakpastian;

(3)   untuk meminimalisasi pemborosan; dan

(4)   untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya.

2.    Organizing.

1)      Pengertian

Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan dengan organisasi. Organizing juga meliputi penugasan setiap aktifitas, membagi pekerjaan ke dalam setiap tugas yang spesifik, dan menentukan siapa yang memiliki hak untuk mengerjakan beberapa tugas.

Aspek utama lain dari organizing adalah pengelompokan kegiatan ke departemen atau beberapa subdivisi lainnya. Misalnya kepegawaian, untuk memastikan bahwa sumber daya manusia diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Memekerjakan orang untuk pekerjaan merupakan aktifitas kepegawaian yang khas. Kepegawaian adalah suatu aktifitas utama yang terkadang diklasifikasikan sebagai fungsi yang terpisah dari organizing.

2)      Ciri-ciri Organisasi

Ciri-ciri organisasi adalah sebagai berikut:

(1)   mempunyai tujuan dan sasaran;

(2)   mempunyai keterikatan format dan tata tertib yang harus ditaati;

(3)   adanya kerjasama dari sekelompok orang; dan

(4)   mempunyai koordinasi tugas dan wewenang.

3)      Komponen-komponen Organisasi

Ada empat komponen dari organisasi yang dapat diingat dengan kata “WERE” (Work, Employees, Relationship dan Environment).

(1)   Work (pekerjaan) adalah fungsi yang harus dilaksanakan berasal dari sasaran-sasaran yang telah ditetapkan.

(2) Employees (pegawai-pegawai) adalah setiap orang yang ditugaskan untuk melaksanakan bagian tertentu dari seluruh pekerjaan.

(3)   Relationship (hubungan) merupakan hal penting di dalam organisasi. Hubungan antara pegawai dengan pekerjaannya, interaksi antara satu pegawai dengan pegawai lainnya dan unit kerja lainnya dan unit kerja pegawai dengan unit kerja lainnya merupakan hal-hal yang peka.

(4)   Environment (lingkungan) adalah komponen terakhir yang mencakup sarana fisik dan sasaran umum di dalam lingkungan dimana para pegawai melaksanakan tugas-tugas mereka, lokasi, mesin, alat tulis kantor, dan sikap mental yang merupakan faktor-faktor yang membentuk lingkungan.

4)      Tujuan organisasi

Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang, tetapi dimaksudkan untuk dicapai pada waktu yang akan dating melalui kegiatan-kegiatan organisasi (Handoko, 1995: 109).

5)      Prinsip-prinsip organisasi

Williams (1965: 85) mengemukakan pendapat bahwa prinsipprinsip organisasi meliputi :

(1)        prinsip bahwa organisasi harus mempunyai tujuan yang jelas ;

(2)        prinsip skala hirarki;

(3)        prinsip kesatuan perintah;

(4)        prinsip pendelegasian wewenang;

(5)        prinsip pertanggungjawaban;

(6)        prinsip pembagian pekerjaan;

(7)        prinsip rentang pengendalian;

(8)        prinsip fungsional;

(9)        prinsip pemisahan;

(10)    prinsip keseimbangan;

(11)    prinsip fleksibilitas; dan

(12)    prinsip kepemimpinan.

6)      Manfaat pengorganisasian

Pengorganisasian bermanfaat sebagai berikut:

(1)   dapat lebih mempertegas hubungan antara anggota satu dengan yang lain;

(2)   setiap anggota dapat mengetahui kepada siapa ia harus bertanggung jawab;

(3) setiap anggota organisasi dapat mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawab masing-masing sesuai dengan posisinya dalam struktur organisasi;

(4) dapat dilaksanakan pendelegasian wewenang dalam organisasi secara tegas, sehingga setiap anggota mempunyai kesempatan yang sama untuk berkembang; dan

(5)   akan tercipta pola hubungan yang baik antar anggota

(6)   organisasi, sehingga memungkinkan tercapainya tujuan dengan mudah.

7)      Kegiatan dalam fungsi organizing meliputi:

(1) menentukan model penugasan keperawatan sesuai dengan keadaan klien dan ketenagaan

(2)   Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang diperlukan

(3)  Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab

(4) Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga kerja

(5)   Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat

(6)   mengelompokkan aktivitas-aktivitas untuk mencapai tujuan dari unit

(7) bekerja dalam struktur organisasi yang telah ditetapkan dan memahami serta menggunakan kekuasaan dan otoritas yang sesuai.

3.    Actuating (Pelaksanaan)

Pelaksanaan merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa, hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan bersama Terry (1993:62).

4.    Controlling (Pengawasan)

1)   Pengertian Controlling

Controlling atau pengawasan adalah penemuan dan penerapan cara dan alat utk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

2)   Tahap-tahap Pengawasan

Tahap-tahap pengawasan terdiri atas:

(1)   penentuan standar;

(2)   penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(3)   pengukuran pelaksanaan kegiatan; 

(4)   pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan; dan

(5)   pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

3)   Tipe-tipe Pengawasan

(1) Feedforward Control dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah dan penyimpangan dari standar tujuan dan memungkinkan koreksi sebelum suatu kegiatan tertentu diselesaikan.

(2)   Concurrent Control merupakan proses dalam aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu sebelum suatu kegiatan dilanjutkan atau untuk menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

(3)   Feedback Control mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah dilaksanakan.

4)   Kegiatan dalam controlling

Meliputi pelaksanaan penilaian kinerja staf, pertanggungjawaban keuangan, pengendalian mutu, pengendalian aspek legal dan etik serta pengendalian profesionalisme asuhan keperawatan.

                                                            DAFTAR PUATAKA

Kontoro,   Agus.    2010.    Buku    Ajar    Manajemen    Keperawatan.Yogyakarta:    Nuha

Medika.

Gillies, D. A. 1994. Nursing management : A system approach ,Third edition .Philadelphia: WB. Saunders Company.

Kron & Gray. 1987. The management of patiEnt care putting leadershipskill to work. Philadelphia: WB. Saunders Company.

Marguis & Huston. 2000. Leadership role and management in nursing:  theory and application. Philadelphia: Lippincott.

Sullivan. 1989. Effective management in nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company.

Swamburg. 1999. Management and leadership for nurse manager. Boston: Jones and Barlett Publishers.

Tappen & Ruth. 1998. Essentials of nursing leadership and management. Philadelphia: FA. Davis Company.